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incluyendo cualquier dato que nos hayas proporcionado. También puedes solicitar
que eliminemos cualquier dato personal que tengamos sobre ti. Esto no incluye
ningún dato que estemos obligados a conservar con fines administrativos,
legales o de seguridad.
El presente documento tiene por objeto adoptar las políticas
del tratamiento de datos personales, para proteger el derecho constitucional
que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las
informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos de
propiedad de FLORISTERIA INTERNACIONAL, o cuyo tratamiento ha sido encargado a FLORISTERIA
INTERNACIONAL, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales,
de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013.
FLORISTERIA INTERNACIONAL, en todas sus actuaciones, a
través de sus unidades de negocios y por todos los medios en los cuáles se
solicita información, físico, electrónico, virtual, acceso telefónico, vía web,
etc., está comprometida con el respeto de los derechos de sus clientes,
empleados y terceros en general. Por eso, adopta el presente manual de
políticas de obligatoria aplicación en todas las actividades que involucre el
tratamiento de datos personales.
Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento
por parte de todos los empleados de FLORISTERÍA INTERNACIONAL, en el
cumplimiento de sus funciones, los contratistas y terceros que obran en nombre
de FLORISTERÍA INTERNACIONAL.
2. DEFINICIONES
De conformidad con la legislación vigente sobre la materia,
se establecen las siguientes definiciones, las cuales serán aplicadas e
implementadas acogiendo los criterios de interpretación que garanticen una
aplicación sistemática e integral, y en consonancia con los avances
tecnológicos, la neutralidad tecnológica; y los demás principios y postulados
que rigen los derechos fundamentales que circundan, orbitan y rodean el derecho
de habeas data y protección de datos personales.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del
titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que
sea objeto de Tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda
asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el
tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica,
pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base
de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto
de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones
sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso,
circulación o supresión.
3. ÁMBITO DE APLICACIÓN
Los presentes términos y condiciones aplican para cualquier
registro de datos personales, realizado en forma presencial, no presencial y/o
virtual para la vinculación a cualquier producto o servicio de FLORISTERÍA
INTERNACIONAL.
LIZ FLORISTERIA, se encarga directamente del tratamiento de
los datos Personales; sin embargo, se reserva el derecho a delegar en un
tercero tal tratamiento. FLORISTERÍA INTERNACIONAL exige al encargado, la
atención e implementación de los lineamientos y procedimientos idóneos para la
protección de los datos personales y la estricta confidencialidad de los
mismos.
4. PRINCIPIOS ESPECÍFICOS
FLORISTERÍA INTERNACIONAL, aplicará los siguientes
principios específicos que se establecen a continuación, los cuales constituyen
las reglas a seguir en la recolección, manejo, uso, tratamiento, almacenamiento
e intercambio, de datos personales:
a) Principio de legalidad: En el uso, captura, recolección y
tratamiento de datos personales, se dará aplicación a las disposiciones
vigentes y aplicables que rigen el tratamiento de datos personales y demás
derechos fundamentales conexos.
b) Principio de libertad: El, uso, captura, recolección y
tratamiento de datos personales sólo puede llevarse a cabo con el
consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales
no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de
mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.
c) Principio de finalidad: El uso, captura, recolección y
tratamiento de datos personales a los que tenga acceso y sean acopiados y
recogidos por LIZ FLORISTERIA, estarán subordinados y atenderán una finalidad
legítima, la cual debe serle informada al respectivo titular de los datos
personales.
d) Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a
uso, captura, recolección y tratamiento de datos personales debe ser veraz,
completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el
Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
error.
e) Principio de transparencia: En el uso, captura,
recolección y tratamiento de datos personales debe garantizarse el derecho del
Titular a obtener de la empresa, en cualquier momento y sin restricciones,
información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato
personal que sea de su interés o titularidad.
f) Principio de acceso y circulación restringida: Los datos
personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en
Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el
acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido
sólo a los Titulares o terceros autorizados. Para estos propósitos la
obligación de la empresa, será de medio.
g) Principio de seguridad: Los datos personales e
información usada, capturada, recolectada y sujeta a tratamiento por la empresa
, será objeto de protección en la medida en que los recursos técnicos y
estándares mínimos así lo permitan, a través de la adopción de medidas
tecnológicas de protección, protocolos, y todo tipo de medidas administrativas
que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros y repositorios
electrónicos evitando su adulteración, modificación, pérdida, consulta, y en
general en contra de cualquier uso o acceso no autorizado.
h) Principio de confidencialidad: Todas y cada una de las
personas que administran, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones
de cualquier tipo que se encuentre en Bases o Bancos de Datos, se comprometen a
conservary mantener de manera estrictamente confidencial y no revelarla a
terceros, todas las informaciones personales, comerciales, contables, técnicas,
comerciales o de cualquier otro tipo suministradas en la ejecución y ejercicio
de sus funciones. Todas las personas que trabajen actualmente o sean vinculadas
a futuro para tal efecto, en la administración y manejo de bases de datos,
deberán suscribir un documento adicional u otrosí a su contrato laboral o de
prestación de servicios para efectos de asegurar tal compromiso. Esta
obligación persiste y se mantiene inclusive después de finalizada su relación
con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
5. DATO SENSIBLE
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la
intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación,
tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a
sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva
intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y
garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la
salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de
imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris,
reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc.
5.1 TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se podrá hacer uso y tratamiento de los datos catalogados
como sensibles cuando:
a) El Titular haya dado su autorización explícita a dicho
tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de
dicha autorización.
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés
vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En
estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c) El Tratamiento sea efectuado en el curso de las
actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación,
ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad
sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran
exclusivamente a sus miembros o a las personas
que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.
En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la
autorización del titular.
d) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios
para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso
judicial.
e) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística
o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la
supresión de identidad de los Titulares.
5.2 AUTORIZACIÓN DEL TITULAR
Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el
tratamiento se requiere la autorización previa, expresa e informada del
titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto
de consulta y verificación posterior.
5.3 CASOS EN QUE NO SE REQUIERE LA AUTORIZACIÓN
La autorización del Titular no será necesaria cuando se
trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o
administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública.
c) Casos de urgencia médica o sanitaria.
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para
fines históricos, estadísticos o científicos.
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
6. DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS PERSONALES
Se informa al Titular del dato, los derechos que las leyes
sobre protección de datos personales le ofrecen, que a continuación se enlistan
y que FLORISTERÍA INTERNACIONAL, los garantiza a través del cumplimiento de los
procedimientos definidos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a la
Entidad.
c) Ser informado por la Entidad, previa solicitud, respecto
del uso que le ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y
Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y demás
normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del
dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y
garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá
cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el
Tratamiento, la Entidad ha incurrido en conductas contrarias a la ley y a la
Constitución.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que
hayan sido objeto de Tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada
vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas establecidas en
este Manual que motiven nuevas consultas. Para consultas cuya periodicidad sea
mayor a una por cada mes calendario, FLORISTERÍA INTERNACIONAL podrá cobrar al
Titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de
documentos.
6.1 LOS DERECHOS DE LOS TITULARES, PODRÁN EJERCERSE POR LAS
SIGUIENTES PERSONAS
a) Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en
forma suficiente por los distintos medios que disponga la empresa
b) Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal
calidad.
c) Por el representante y/o apoderado del Titular, previa
acreditación de la representación o apoderamiento.
d) Por las Entidades públicas o administrativas en ejercicio
de sus funciones legales o por orden judicial.
e) Por la estipulación a favor de otro o para otro.
7. DEBERES DE LOS RESPONSABLES DEL TRATAMIENTO DE LA
INFORMACION
FLORISTERÍA INTERNACIONAL cumplirá los siguientes deberes en
calidad de Responsable del Tratamiento de la información:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y
efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la
presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la
recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización
otorgada;
4. Conservar la información bajo las condiciones de
seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o
acceso no autorizado o fraudulento;
5. Garantizar que la información que se suministre al
Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable
y comprensible;
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna
al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que
previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para
que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y
comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso,
únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad
con lo previsto en la ley;
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el
respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del
Titular;
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los
términos señalados en el presente manual
11. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada
información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya
presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
12. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se
presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la
administración de la información de los Titulares.
13. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta
la Superintendencia de Industria y Comercio.
8. DERECHOS DE LOS NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos
prevalentes de los menores.
Queda proscrito el Tratamiento de datos personales de
menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.
Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo
proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre
los eventuales riesgos a los que se enfrentan los menores respecto del
tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca
del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus
datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información
personal y la de los demás.
9. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión
de datos personales por parte de la empresa, requiere del consentimiento libre,
previo, expreso e informado del titular de los mismos.
9.1 MEDIO Y MANIFESTACIONES PARA OTORGAR LA AUTORIZACIÓN
La autorización puede constar en un documento físico,
electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, en cualquier otro formato
que permita garantizar suposterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o
tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic
o doble clic, mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de
no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido
capturados y almacenados en la base de datos. La autorización será generada por
la empresa y será puesto a disposición del titular con antelación y de manera
previa al tratamiento de sus datos personales.
10. SEGURIDAD DE LA INFORMACION
FLORISTERÍA INTERNACIONAL, cuenta con las medidas de
seguridad, que buscan proteger los datos de los Titulares e impedir su
adulteración, pérdida, usos y accesos no autorizados.
11. ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS
Para la atención de requerimientos relacionados con la
protección de los datos personales, otorgar o no el consentimiento y/o el
ejercicio de los demás derechos mencionados anteriormente, los titulares de los
datos podrán comunicarse a través del correo electrónico info@ floristeriainternacional.com
La consulta será atendida en un término máximo de quince
(15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando
no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se
atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días
hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.
11.1. RECLAMOS
El Titular que considere que la información contenida en una
base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes
contenidos en la legislación aplicable, podrán presentar un reclamo ante la
empresa, de acuerdo con el siguiente procedimiento:
El reclamo se formulará mediante solicitud escrita o
electrónica, con la identificación del Titular, la descripción de los hechos
que dan lugar al reclamo, la dirección, teléfono y lugar de contacto y
acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta
incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes
a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2)
meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información
requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente
para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos
(2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base
de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un
término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta
que el reclamo sea decidido.
El término máximo para atender el reclamo será de quince
(15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.
Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá
su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles
siguientes al vencimiento del primer término.
El Titular sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia
de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo
ante el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
12. MODIFICACIONES A LAS POLITICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS
PERSONALES
FLORISTERÍA INTERNACIONAL, se reserva el derecho de
modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y
procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será
publicado y anunciado. Además, se conservarán las versiones anteriores de la
presente políticas de tratamiento de datos personales.
El uso continuo de los servicios o no desvinculación de los
mismos por el Titular del dato después de la notificación de los nuevos
lineamientos constituye la aceptación de la misma.
13. VIGENCIA
El presente Manual rige a partir del cinco (10) de enero de
2022.